Trường mầm non tư thục cần những sổ sách gì

Mở trường thì ai cũng lo tuyển sinh và tuyển cô trước. Đến khi đoàn kiểm tra tới mới phát hiện thiếu sổ — mà sổ thì không ghi bù được, vì nó phải ghi tại chỗ, đúng ngày.

Bài này liệt kê theo nhóm việc, kèm ghi chú chỗ hay thiếu nhất ở từng nhóm.

Nhóm nuôi dưỡng

• Sổ kiểm thực ba bước — kiểm nguyên liệu trước khi chế biến, trong khi chế biến, và trước khi chia cho trẻ.
• Sổ lưu và huỷ mẫu thức ăn — mỗi món một mẫu, giữ ít nhất 24 giờ.
• Thực đơn theo tuần, có định lượng.
• Sổ nhập thực phẩm — nhà cung cấp, chứng từ, cảm quan lúc nhận.
• Hợp đồng và giấy tờ nhà cung cấp, gồm giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm còn hạn.
• Sổ xuất kho nếu trường có kho hàng khô.

Chỗ hay thiếu: sổ huỷ mẫu. Lấy mẫu thì nhớ, huỷ mẫu thì quên, nên cột ngày huỷ bỏ trống hàng loạt.

Nhóm chăm sóc và sức khoẻ

• Sổ theo dõi sức khoẻ trẻ — cân đo định kỳ, chấm theo biểu đồ tăng trưởng.
• Sổ theo dõi trẻ ốm, trẻ có bệnh mạn tính, trẻ dị ứng.
• Sổ dặn thuốc — ba mẹ gửi thuốc, ai cho uống, lúc mấy giờ.
• Hồ sơ tiêm chủng của từng bé.
• Sổ điểm danh hằng ngày.

Chỗ hay thiếu: sổ dặn thuốc có chữ ký. Ba mẹ nhắn qua Zalo rồi cô cho uống — đến khi có chuyện thì không có gì để đối chiếu.

Nhóm tài chính

• Sổ thu học phí theo từng bé, từng tháng.
• Phiếu thu có số, giao cho phụ huynh.
• Sổ công nợ — ai còn thiếu, thiếu bao nhiêu, từ tháng nào.
• Sổ chi — tiền chợ, tiền điện nước, lương.
• Hoá đơn nếu trường có nghĩa vụ xuất.

Chỗ hay thiếu: lý do xoá nợ. Cuối năm nhìn lại một khoản được xoá mà không ai nhớ vì sao.

Nhóm nhân sự

• Hồ sơ từng người: bằng cấp, hợp đồng lao động.
• Giấy khám sức khoẻ — với người trực tiếp chế biến thức ăn thì ít nhất mỗi năm một lần.
• Giấy xác nhận tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm — cũng hằng năm.
• Sổ chấm công, sổ nghỉ phép, bảng lương.

Chỗ hay thiếu: hai loại giấy của người làm bếp hết hạn mà không ai để ý. Chúng hết hạn im lặng, và chỉ lộ ra đúng hôm đoàn kiểm tra hỏi.

Nhóm trẻ và lớp

• Hồ sơ từng trẻ: đơn nhập học, giấy khai sinh, thông tin liên hệ người thân.
• Danh sách trẻ theo lớp, cập nhật khi có bé vào, bé ra.
• Sổ giao nhận trẻ — ai đón bé hôm nay.
• Sổ nhật ký nhóm lớp.

Chỗ hay thiếu: sổ giao nhận trẻ. Ngày thường không ai cần tới nó; nó chỉ cần đúng một lần, và đúng lúc ấy thì phải có.

Một nguyên tắc chung

Sổ nào cũng chỉ có giá trị khi ghi tại chỗ, đúng lúc việc xảy ra, có tên người chịu trách nhiệm. Sổ chép lại cuối tháng thì chữ đẹp hơn nhưng không chứng minh được gì — và người có kinh nghiệm nhìn là biết.

Nắng Nhỏ ghi mấy sổ này ngay trong lúc cô làm việc: nhận bé là điểm danh, ghi phiếu nhập là xong Bước 1 kiểm thực, thu tiền là có phiếu thu. Cuối tháng in ra theo mẫu, không phải chép lại lần nào.