1. Ai chịu trách nhiệm với dữ liệu
Nhà trường (cơ sở mầm non sử dụng Nắng Nhỏ) là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân: nhà trường quyết định thu thập dữ liệu nào, dùng vào việc gì và ai trong trường được xem.
Nắng Nhỏ là Bên Xử lý dữ liệu cá nhân: chúng tôi cung cấp phần mềm, lưu trữ và xử lý dữ liệu theo hợp đồng và chỉ dẫn của nhà trường, không dùng dữ liệu cho mục đích riêng.
2. Dữ liệu được xử lý
- Trẻ em: họ tên, tên gọi ở nhà, ngày sinh, giới tính, lớp; điểm danh, xin nghỉ; nhật ký ăn, ngủ, vệ sinh; thông tin sức khỏe, dị ứng, chiều cao cân nặng; kết quả đánh giá sự phát triển theo chương trình giáo dục mầm non; học phí.
- Hồ sơ theo chuẩn ngành giáo dục: số định danh cá nhân, dân tộc, quốc tịch, nơi sinh, nơi ở hiện tại, tình trạng khuyết tật, diện chính sách của trẻ; số định danh cá nhân, ngày sinh, trình độ đào tạo của giáo viên và nhân viên. Chỉ chủ trường và quản lý xem được; giáo viên, kế toán và phụ huynh không thấy số định danh.
- Phụ huynh, người giám hộ: họ tên, số điện thoại, mối quan hệ với trẻ, lịch sử đóng học phí, yêu cầu gửi nhà trường.
- Nhân viên nhà trường: họ tên, số điện thoại, vai trò, lớp phụ trách, dữ liệu chấm công.
- Thẻ điểm danh: mã thẻ NFC nhà trường cấp cho trẻ hoặc nhân viên, dùng để nhận bé và chấm công. Mã thẻ chỉ là số nhận dạng, không chứa thông tin cá nhân và không đủ để giao trẻ cho người đón.
- Ảnh: ảnh hoạt động ở lớp do giáo viên chụp, chỉ gắn cho trẻ khi phụ huynh đã đồng ý.
- Tin nhắn: nội dung trao đổi giữa phụ huynh và giáo viên, nhà trường.
- Dữ liệu kỹ thuật: nhật ký đăng nhập, địa chỉ IP, loại thiết bị, nhật ký thao tác phục vụ bảo mật.
3. Mục đích xử lý
Dữ liệu chỉ dùng để vận hành việc nuôi dạy và quản lý của nhà trường: theo dõi chuyên cần, ghi nhật ký cho ba mẹ, tính và thu học phí, liên lạc giữa nhà trường và gia đình, bảo đảm an toàn khi đưa đón, quản lý nhân sự và bảo mật hệ thống.
Riêng hồ sơ theo chuẩn ngành (gồm số định danh cá nhân) được thu thập để nhà trường thực hiện nghĩa vụ báo cáo dữ liệu với Cơ sở dữ liệu ngành Giáo dục và Đào tạo, theo Thông tư 42/2021/TT-BGDĐT và Quyết định 4998/QĐ-BGDĐT. Đây là xử lý dữ liệu để thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, không dùng cho mục đích nào khác và không dùng cho quảng cáo.
4. Sự đồng ý
Khi mở ứng dụng lần đầu, phụ huynh được đề nghị đồng ý cho nhà trường và Nắng Nhỏ xử lý dữ liệu của con theo chính sách này. Việc chia sẻ ảnh là lựa chọn riêng, bật tắt bất cứ lúc nào trong mục Quyền riêng tư của ứng dụng.
Riêng hồ sơ theo chuẩn ngành được xử lý trên cơ sở nghĩa vụ pháp luật của nhà trường, không phải trên cơ sở sự đồng ý — nên rút lại sự đồng ý không làm mất nghĩa vụ báo cáo này. Nếu gia đình không muốn cung cấp, xin trao đổi trực tiếp với nhà trường, vì đây là yêu cầu của cơ quan quản lý giáo dục chứ không phải của Nắng Nhỏ.
5. Nơi lưu trữ và bảo vệ dữ liệu
- Dữ liệu lưu trên hạ tầng Cloudflare, truyền qua kết nối mã hóa HTTPS.
- Sao lưu hằng đêm; bản sao lưu tự xóa sau tối đa 35 ngày.
- Thao tác quan trọng được ghi nhật ký; nhân viên Nắng Nhỏ chỉ truy cập dữ liệu của trường khi cần hỗ trợ và thao tác đó được ghi lại.
Không hệ thống nào bảo đảm an toàn tuyệt đối trước mọi rủi ro. Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp, và thông báo cho nhà trường khi có sự cố theo mục dưới đây.
6. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Nắng Nhỏ chạy trên hạ tầng điện toán đám mây của Cloudflare. Cơ sở dữ liệu và kho ảnh của hệ thống được đặt ở khu vực châu Á – Thái Bình Dương, nghĩa là dữ liệu có thể được lưu trữ và xử lý bên ngoài lãnh thổ Việt Nam.
Chúng tôi thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu theo quy định pháp luật hiện hành về chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài. Nhà trường cần hồ sơ phục vụ nghĩa vụ báo cáo của mình thì liên hệ với chúng tôi.
7. Ai được xem dữ liệu
- Trong trường: phân quyền theo vai trò — giáo viên chỉ thấy lớp mình phụ trách, kế toán thấy phần học phí, chủ trường và quản lý thấy toàn trường.
- Phụ huynh: chỉ thấy dữ liệu của con mình.
- Nắng Nhỏ: chỉ trong phạm vi vận hành, hỗ trợ kỹ thuật và bảo mật.
- Cơ quan quản lý giáo dục: nhà trường báo cáo hồ sơ theo chuẩn ngành lên Cơ sở dữ liệu ngành Giáo dục và Đào tạo theo nghĩa vụ pháp luật. Nắng Nhỏ hiện không kết nối thẳng với hệ thống đó — phần mềm chỉ tập hợp dữ liệu và xuất ra tệp để nhà trường nộp; nhà trường quyết định nộp gì và khi nào.
- Bên thứ ba: Nắng Nhỏ không bán, không cho thuê dữ liệu. Dữ liệu chỉ được cung cấp cho nhà cung cấp hạ tầng, dịch vụ đối soát ngân hàng và hóa đơn điện tử trong phạm vi cần thiết, hoặc khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
8. Quyền của chủ thể dữ liệu
Phụ huynh và nhân viên có quyền được biết, xem, sửa, xóa, hạn chế xử lý, rút lại sự đồng ý và khiếu nại theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
Yêu cầu gửi cho nhà trường (bên kiểm soát dữ liệu). Nhà trường cần hỗ trợ kỹ thuật thì liên hệ với chúng tôi.
9. Thời hạn lưu trữ
Dữ liệu được lưu trong thời gian nhà trường sử dụng Nắng Nhỏ, hoặc đến khi nhà trường xóa theo yêu cầu của chủ thể dữ liệu. Khi trường ngừng sử dụng, dữ liệu được xóa và bản sao lưu tự xóa sau tối đa 35 ngày.
11. Thông báo sự cố
Khi phát hiện sự cố lộ, mất dữ liệu cá nhân, Nắng Nhỏ thông báo cho nhà trường và cơ quan chức năng theo thời hạn pháp luật quy định, kèm mô tả sự việc và biện pháp khắc phục.
12. Liên hệ
Câu hỏi về quyền riêng tư hoặc dữ liệu cá nhân xin gửi về:
- Địa chỉ: Số 1, ngõ 282, Cổ Nhuế, P. Đông Ngạc, TP. Hà Nội
- Email: support@nangnho.com
- Điện thoại: 0949386996
Nếu bạn là phụ huynh hoặc nhân viên nhà trường, hãy gửi yêu cầu cho nhà trường trước — nhà trường là bên kiểm soát dữ liệu.