Đoàn kiểm tra của Phòng xem những gì, theo thứ tự nào

Đoàn kiểm tra thường xem theo thứ tự nào

Đoàn kiểm tra liên ngành hoặc đoàn thanh tra chuyên môn của Phòng Giáo dục và Đào tạo không đi ngẫu nhiên giữa các lớp. Họ làm việc theo một trình tự rất quen thuộc và có chủ đích.

Thông thường, đoàn sẽ làm việc theo bốn bước sau:

1. Làm việc nhanh với chủ trường hoặc hiệu trưởng tại văn phòng để nghe báo cáo tổng quan và kiểm tra hồ sơ pháp lý, cơ cấu nhân sự.
2. Tách người đi kiểm tra thực địa tại khu vực bếp ăn, khu vệ sinh, sân chơi và các phòng học.
3. Dự giờ đột xuất một đến hai hoạt động hoặc kiểm tra trực tiếp sổ sách chuyên môn của giáo viên đứng lớp.
4. Quay lại phòng họp để đối chiếu sổ sách tài chính, chứng từ bán trú, tổng hợp biên bản và kết luận.

Sai lầm lớn nhất của các cơ sở mầm non tư thục là dồn toàn bộ giáo viên đi dọn dẹp lớp học nhưng để hồ sơ tại văn phòng lộn xộn. Khi đoàn ngồi xuống bàn làm việc đầu tiên, nếu hồ sơ pháp lý thiếu hoặc tìm không ra, tâm lý chung của đoàn sẽ là trường làm việc thiếu chỉn chu. Từ đó, các phần kiểm tra sau sẽ bị soi rất kỹ.

Bốn nhóm hồ sơ trường bắt buộc phải xếp riêng thành từng cặp

Đừng để tất cả giấy tờ vào một tủ chung không phân loại. Bạn cần chuẩn bị sẵn bốn cặp hồ sơ tài liệu riêng biệt, dán nhãn rõ ràng ngoài gáy kẹp để khi cán bộ hỏi đến phần nào là rút ra ngay phần đó.

1. Nhóm hồ sơ pháp lý và điều kiện thành lập

Nhóm này chứng minh cơ sở của bạn đủ điều kiện hoạt động hợp pháp. Cán bộ quản lý mầm non của Phòng thường lật nhóm này đầu tiên.

• Quyết định thành lập trường hoặc quyết định cho phép thành lập nhóm lớp, lớp mẫu giáo độc lập.
• Quyết định cho phép hoạt động giáo dục.
• Quyết định công nhận hiệu trưởng, phó hiệu trưởng hoặc người quản lý chuyên môn.
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê địa điểm còn thời hạn.
• Biên bản kiểm tra an toàn phòng cháy chữa cháy và phương án phòng cháy chữa cháy đã được phê duyệt.
• Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc bản cam kết an toàn thực phẩm tùy theo quy mô của đơn vị.

Chỗ hay làm sai: Hợp đồng thuê nhà hết hạn nhưng chưa ký phụ lục gia hạn, hoặc biên bản kiểm tra phòng cháy chữa cháy định kỳ đã quá một năm mà chưa có đợt kiểm tra bổ sung. Nhiều cơ sở chuyển đổi người quản lý chuyên môn nhưng chưa làm thủ tục đổi quyết định với cơ quan quản lý.

2. Nhóm hồ sơ nhân sự và chuyên môn đội ngũ

Đoàn sẽ đối chiếu danh sách trẻ trên thực tế với số lượng giáo viên, nhân viên hiện có để xem cơ sở có đảm bảo định biên hay không.

• Hợp đồng lao động của toàn bộ giáo viên, nhân viên nuôi dưỡng, bảo vệ, tạp vụ.
• Bằng cấp chuyên môn đúng chuẩn quy định của từng vị trí giáo viên đứng lớp.
• Bằng cấp hoặc chứng chỉ nấu ăn của nhân viên nuôi dưỡng.
• Giấy khám sức khỏe định kỳ còn thời hạn trong vòng mười hai tháng của toàn bộ cán bộ, giáo viên, nhân viên.
• Giấy xác nhận đã tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm của người trực tiếp chế biến.
• Danh sách trích ngang đội ngũ, phân công nhiệm vụ đầu năm học.

Chỗ hay làm sai: Tuyển giáo viên mới vào làm việc ba tháng nhưng chưa có hợp đồng lao động ký chính thức, hoặc giáo viên chưa kịp nộp bằng tốt nghiệp gốc/bản sao công chứng. Ngoài ra, nhân viên bảo vệ và cấp dưỡng thường bị quên khám sức khỏe định kỳ.

3. Nhóm hồ sơ nuôi dưỡng và y tế học đường

Đây là nhóm hồ sơ dễ bị lập biên bản nhất vì liên quan trực tiếp đến tính mạng và sức khỏe của trẻ. Bạn có thể xem kỹ hơn tại bài viết về quản lý hồ sơ bán trú.

• Hợp đồng cung ứng thực phẩm sạch có tư cách pháp nhân rõ ràng, kèm giấy tờ kiểm dịch thú y của cơ sở giao thịt, trứng.
• Sổ tính khẩu phần ăn hàng ngày của trẻ, đảm bảo cân đối tỷ lệ các chất theo từng lứa tuổi.
• Sổ kiểm thực ba bước ghi chép đúng giờ, đủ chữ ký của người giao hàng, người nhận và đại diện nhà trường.
• Sổ theo dõi lưu mẫu thức ăn, tem lưu mẫu dán trên hộp đựng đúng quy định về thời gian lưu tối thiểu hai mươi bốn giờ.
• Sổ theo dõi sức khỏe trẻ, biểu đồ tăng trưởng cân nặng, chiều cao định kỳ.
• Tủ thuốc y tế có danh mục thuốc, sổ ghi chép xử lý sơ cấp cứu ban đầu.

Chỗ hay làm sai: Viết trước sổ kiểm thực ba bước cho cả ngày hôm sau, hoặc không ghi giờ hủy mẫu thức ăn. Khi mở tủ lưu mẫu thức ăn, lượng mẫu không đủ khối lượng tối thiểu hoặc hộp lưu mẫu không niêm phong kín.

4. Nhóm hồ sơ tài chính và thu chi ngoài học phí

Phòng Giáo dục đặc biệt chú ý đến tính công khai, minh bạch trong các khoản thu thỏa thuận với phụ huynh.

• Thông báo công khai các khoản thu đầu năm học gửi phụ huynh và báo cáo cơ quan quản lý.
• Biên bản thỏa thuận với ban đại diện cha mẹ học sinh về các khoản thu dịch vụ bán trú, tiền ăn, tiền học phẩm.
• Phiếu thu, sổ theo dõi thu học phí và các khoản đóng góp hàng tháng.
• Sổ theo dõi chi trả tiền ăn hàng ngày, hóa đơn chứng từ mua bán thực phẩm, ga, nước sạch.

Chỗ hay làm sai: Thu các khoản tiền dịch vụ ngoài quy chế nhưng không có biên bản họp phụ huynh đồng thuận, hoặc thu tiền ăn nhưng chứng từ xuất nhập kho thực tế không khớp với số tiền đã thu của phụ huynh trong tháng.

Năm chỗ hay bị nhắc nhất trong biên bản kiểm tra

Biên bản kiểm tra thường có một mục riêng dành cho các tồn tại cần khắc phục. Phần lớn các trường tư thục bị ghi nhận vi phạm ở đúng năm điểm dưới đây.

Hồ sơ không thể hoàn thiện đối phó trong một buổi sáng. Đoàn kiểm tra nhìn vào tính logic giữa các ngày trên sổ sách là nhận ra ngay việc ghi chép hồi tố.

• Một: Sổ kiểm thực ba bước ghi hồi tố. Đoàn chỉ cần hỏi người giao hàng đến lúc mấy giờ, sau đó nhìn vào chữ ký trên sổ giao nhận lúc sáng sớm là biết ngay sổ có được ghi thật hay không. Việc nhân viên cấp dưỡng ngồi chép bù sổ kiểm thực của cả tuần trước là lỗi rất nặng.
• Dos: Sĩ số trẻ trên lớp vượt định mức nhưng thiếu giáo viên đứng lớp. Nhiều trường xếp một giáo viên phụ trách hai mươi trẻ nhà trẻ chỉ vì giáo viên kia nghỉ đột xuất hoặc trường đang thiếu người. Lỗi này luôn bị đoàn ghi vào biên bản và yêu cầu khắc phục trong mười lăm ngày.
• Ba: Mẫu thức ăn lưu không đúng quy cách. Lỗi phổ biến là hộp lưu mẫu không tiệt trùng trước khi gắp thức ăn, khối lượng thức ăn lưu quá ít không đủ làm xét nghiệm vi sinh khi có sự cố, hoặc tủ lạnh lưu mẫu chứa lẫn đồ uống của giáo viên. Đọc thêm hướng dẫn xử lý tại hồ sơ an toàn vệ sinh thực phẩm.
• Bốn: Thiếu giáo án, kế hoạch giáo dục tại nhóm lớp. Giáo viên đứng lớp dạy theo thói quen nhưng không in kế hoạch giáo dục tuần, tháng để tại bàn làm việc. Khi đoàn bước vào lớp hỏi đến giáo án bài học ngày hôm đó, giáo viên lúng túng mở điện thoại cá nhân để tìm.
• Năm: Thiếu hồ sơ quản lý trẻ chuyển đến và chuyển đi. Sổ điểm danh không khớp với danh sách trẻ ký tên nộp tiền ăn. Trẻ đã nghỉ học nửa tháng nhưng tên vẫn còn trong sổ điểm danh và danh sách báo ăn của nhà trường.

Chuẩn bị trước một tuần: Từng ngày làm việc gì

Khi nhận được lịch kiểm tra định kỳ của Phòng Giáo dục, hiệu trưởng hoặc người quản lý cần phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận theo lịch biểu bảy ngày.

• Ngày thứ nhất: Rà soát hồ sơ nhân sự và pháp lý. Kiểm tra lại từng túi hồ sơ giáo viên. Ai thiếu giấy khám sức khỏe, thiếu bản sao bằng cấp thì yêu cầu bổ sung ngay trong hai ngày. Kiểm tra hạn sử dụng của bình chữa cháy và biên bản tự kiểm tra phòng cháy chữa cháy của trường.
• Ngày thứ hai: Đồng bộ số liệu nuôi dưỡng. Đối chiếu sổ báo ăn của từng lớp với sổ tính khẩu phần ăn và hóa đơn mua thực phẩm của thủ kho trong ba tháng gần nhất. Số liệu trẻ ăn thực tế phải khớp hoàn toàn với số tiền chi ra.
• Ngày thứ ba: Kiểm tra bếp ăn và khu vệ sinh. Tổ chức tổng vệ sinh toàn bộ khu vực bếp một chiều. Kiểm tra nhiệt kế tủ lạnh lưu mẫu, thay mới tem lưu mẫu nếu tem cũ in sai nội dung. Rà soát xà phòng, khăn lau tay, giấy vệ sinh tại tất cả các nhóm lớp.
• Ngày thứ tư: Rà soát sổ sách chuyên môn của giáo viên. Kiểm tra sổ điểm danh, sổ bé ngoan, sổ kế hoạch giáo dục của từng lớp. Đảm bảo giáo viên đã hoàn thành nhận xét trẻ hàng ngày và kế hoạch giảng dạy của tuần hiện tại đã được ký duyệt.
• Ngày thứ năm: Rà soát cơ sở vật chất và an toàn lớp học. Đi từng góc chơi, kiểm tra đồ chơi gãy vỡ, các ổ cắm điện hở hoặc dây điện lòng thòng. Cố định các giá kệ tủ đồ chơi có nguy cơ đổ ngã.
• Ngày thứ sáu: Họp toàn thể nhân sự và phân công đón tiếp. Phổ biến cho toàn bộ giáo viên, nhân viên về lịch làm việc của đoàn. Phân công rõ: Ai trực đón cổng, ai mở cửa các phòng chức năng, ai tiếp đoàn tại bếp ăn, ai pha trà nước tại văn phòng.
• Ngày thứ bảy: Sắp xếp hồ sơ lên bàn làm việc. Đặt toàn bộ các kẹp hồ sơ theo đúng bốn nhóm đã nêu ở trên vào bàn làm việc của văn phòng. Chuẩn bị sẵn bút, giấy trắng và danh sách trích ngang nhân sự, danh sách trẻ từng lớp để phát cho các thành viên trong đoàn.

Để không bị động trước mỗi kỳ kiểm tra, các cơ sở giáo dục mầm non hiện nay đều chuyển dần từ sổ sách giấy sang phần mềm quản lý chuyên biệt. Với Nắng Nhỏ, toàn bộ dữ liệu điểm danh, báo ăn và tính khẩu phần dinh dưỡng được đồng bộ tức thì, tránh hoàn toàn tình trạng số liệu giữa các bộ phận bị lệch nhau.

Khi mọi dữ liệu được lưu trữ chuẩn mực theo từng ngày trên hệ thống Nắng Nhỏ, việc xuất các báo cáo đối chiếu cho đoàn kiểm tra chỉ mất vài phút, giúp người quản lý tự tin tuyệt đối khi làm việc với cơ quan thanh tra.